Entsprechend § 6 Absatz 3 KGHB-LSA, hat die Ärztekammer Sachsen-Anhalt eine Haushalts- und Kassenordnung zu erlassen, welche Bestimmungen über die Aufstellung und Durchführung des Haushaltsplanes, die Kassen- und Buchführung sowie die Rechnungslegung und Rechnungsprüfung enthält.

Die Kammerversammlung hat in ihrer 8. Sitzung am 13.04.2019 die nachfolgende Haushalts- und Kassenordnung beschlossen.

§ 1    Aufstellung des Haushaltsplanes

(1)    Gemäß § 6 Abs. 4 des Gesetzes über die Kammern für Heilberufe Sachsen-Anhalt vom 13.07.1994 ist für jedes Haushaltsjahr nach sparsamen und wirtschaftlichen Grundsätzen ein Haushaltsplan aufzustellen und im letzten Kalendervierteljahr für das darauf folgende Jahr zur Genehmigung vorzulegen.
(2)    Haushaltsjahr ist das Kalenderjahr.
(3)    Im Haushaltsplan sind alle für die Aufgabenerfüllung zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben mit ihren vollen Beträgen aufzunehmen und nach der Zweckbestimmung aufzugliedern. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu berücksichtigen. Der Haushaltsplan ist, unter Berücksichtigung von Zuführungen und Entnahmen von Rücklagen sowie Ergebnisvorträgen, in Einnahmen und Ausgaben auszugleichen. Dem Haushaltsplan sind eine Stellenübersicht sowie ein Investitionsplan beizufügen.
(4)    Durch den Haushaltsplan werden Forderungen oder Verbindlichkeiten Dritter weder begründet noch aufgehoben.
(5)    Der Haushaltsplan ist vom Präsidenten/von der Präsidentin und dem/der Geschäftsführer/in zu unterzeichnen.

§ 2    Durchführung des Haushaltsplanes

(1)    Der von der Kammerversammlung beschlossene Haushaltsplan ist die Grundlage für Haushaltsleistungen der Ärztekammer im jeweiligen Haushaltsjahr. Die Haushaltspositionen sind gegenseitig deckungsfähig.
(2)    Der/die Geschäftsführer/in hat darüber zu wachen, dass die Haushaltsmittel bestimmungsgemäß verwendet werden. Ferner hat er/sie darauf hinzuwirken, dass die Mittel ausreichen und Nachforderungen vermie-den werden.
(3)    Über- und außerplanmäßige Ausgaben dürfen nur geleistet werden, wenn ein unvorhergesehenes und unabweisbares Bedürfnis besteht. Kann die Zustimmung der Kammerversammlung wegen Eilbedürftigkeit bzw. Zeitmangel nicht vorher eingeholt werden, ist diese nachzuholen. Ebenso ist die Kammerversammlung zu unterrichten, wenn das Einnahmesoll voraussichtlich nicht erreicht wird.
(4)    Die Übernahme von Bürgschafts- und sonstigen Sicherungsverpflichtungen für fremde Verbindlichkeiten ist unzulässig. Wechsel dürfen weder ausgestellt, noch akzeptiert oder in Zahlung genommen werden.
(5)    Zur Sicherung der Liquidität ohne Inanspruchnahme von Krediten, zur Finanzierung von Fehlbeträgen oder nicht vorhersehbarer Aufwendungen sowie zur Abdeckung von Ertragsrisiken, ist eine Betriebsmittelrücklage zu bilden. Die Betriebsmittelrücklage muss mindestens 25 % des Haushaltsvolumens betragen. Für absehbare Ausgaben können darüber hinaus zweckgebundene Rücklagen gebildet werden. Über die Bildung und Auflösung von Rücklagen entscheidet die Kammerversammlung.
(6)    Bankkredite dürfen nur in Ausnahmefällen und mit Zustimmung des Vorstandes aufgenommen werden.
(7)    Finanzausschuss und Vorstand überwachen das Finanzgebaren der Ärztekammer. Hierzu wird ihnen jeweils ein Zwischenbericht zum 30.06. des Jahres vorgelegt.
(8)    Verfügungs- und anweisungsberechtigt für die zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel sind der Präsident/die Präsidentin, der Vizepräsident/die Vizepräsidentin, der/die Geschäftsführer/in sowie durch den Vorstand benannte Mitarbeiter.

§ 3    Konten

(1)    Konten bei Kreditinstituten müssen auf den Namen der Ärztekammer Sachsen-Anhalt lauten.
(2)    Unterschriftsberechtigt sind für die Konten jeweils zwei vom Vorstand festzulegende Personen. Zahlungen bedürfen der schriftlichen Anordnung der dazu Berechtigten.
(3)    Begleitzettel für Überweisungen und Einzüge sind Überweisungsformularen gleichzusetzen und ebenfalls von zwei gemeinsam Zeichnungsberechtigten zu unterschreiben.

§ 4    Kassenführung

(1)    Bargeldkassen sind nur in den Geschäftsstellen zu führen und sollten nach Dienstende höchstens 500,00 Euro enthalten. Kassenbücher werden fortlaufend geführt und sind zum Quartalsende abzuschließen und an die Landesgeschäftsstelle zu senden. Eingereichte Zahlungsmittel sind in Gegenwart des Einzahlenden auf Echtheit, Gültigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Zahlungsmittel, deren Echtheit zweifelhaft erscheint, sind zurückzuweisen. Die Zahlungsmittel sind ausnahmslos in einer Stahlkassette aufzubewahren, die nach ihrer Verwendung zu verschließen und in dem dafür vorgesehenen Behältnis (Schrank, Tresor, Rollcontainer) unter Verschluss zu nehmen ist.
(2)    Die Bargeldkassen können einer unvermuteten Prüfung durch die Geschäftsführung bzw. einer durch die Geschäftsführung angewiesenen Person unterzogen werden. Über das Ergebnis ist eine Niederschrift anzufertigen, die von dem/der Kassenführer/in und dem/der Prüfenden zu unterzeichnen ist.
(3)    Überweisungsformulare sowie andere Vordrucke für den Geldverkehr sind gegen unberechtigten Zugriff zu sichern.
(4)    Fremde Gelder und Wertgegenstände dürfen nicht angenommen und nicht in den Kassenbehältnissen aufbewahrt werden.

§ 5    Zeichnungsberechtigungen für Konten und Belege

(1)    Über die Zeichnungsvollmacht für den Bankverkehr entscheidet der Vorstand. Für den Zahlungsverkehr der Banken müssen jeweils zwei Unterschriftsberechtigte gemeinsam unterzeichnen.
(2)    Zahlungs- und Buchungsbelege sind vor der Bearbeitung in der Buchhaltung sachlich richtig zu zeichnen und zur Zahlung anzuweisen. Ohne die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit und ohne Zahlungsanweisung darf durch die Buchhaltung der Zahlungsvorgang nicht bearbeitet werden.
(3)    Die „sachliche Richtigkeit“ bestätigt die Rechtmäßigkeit einer Eingangsrechnung oder Gutschrift, eines Ein- bzw. Auszahlungsbeleges für die Kasse der Geschäftsstellen oder eines sonstigen Beleges, welcher zum Zahlungsverkehr durch die Ärztekammer Sachsen-Anhalt führt. Die Bestätigung der „sachlichen Richtigkeit“ eines Beleges ist mit vollem Namenszug jeweils von dem/der Mitarbeiter/in vorzunehmen, welcher/welche den Vorgang selbst bearbeitet bzw. veranlasst hat.
(4)    Die Zahlungsanweisung bzw. Zahlungsanordnung erfolgt entweder durch den Präsidenten/die Präsidentin, den/die Geschäftsführer/in oder durch vom Vorstand beauftragte Mitarbeiter. Die Anordnungsbefugnis darf nicht an Mitarbeiter übertragen werden, die Kassen- bzw. Buchungsaufgaben wahrnehmen.

§ 6    Buchführung

(1)    Die Buchführung erfolgt nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung in sinngemäßer Anwendung der Vorschriften des Ersten Abschnitts des Dritten Buches – Handelsgesetzbuch (HGB). Die Buchungsunterlagen sind dementsprechend 10 Jahre aufzubewahren.
(2)    Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Alle Belege müssen die notwendigen Angaben enthalten und in formeller und materieller Hinsicht so vollständig ausgefüllt werden, dass eine ordnungsgemäße Nachprüfung möglich ist. Sofern sich Zweck und Anlass der Zahlung nicht aus den der Anweisung beizufügenden Unterlagen ergeben, muss die Anweisung selbst eine Begründung enthalten oder ggf. auf einen anderen Beleg verweisen.
(3)    In der Landesgeschäftsstelle sind folgende Bücher bzw. Konten zu führen:
-    Beitragskonten
-    Sach-, Debitoren- u. Kreditorenkonten
-    Buchungsjournal (automatisch)
-    Nachweis des Anlagevermögens (Anlagennachweis)
(5)    Buchungsvorgänge und Belege sind jeweils jährlich fortlaufend zu nummerieren.
(6)    In den Geschäftsstellen sind getrennt voneinander ein Kassen- und ein Kontenbuch zu führen. Nach Quartalsabschluss sind die Bücher, zusammen mit den Originalbelegen, der Buchhaltung in der Landesgeschäftsstelle vorzulegen.

§ 7    Rechnungslegung

(1)    Der Jahresabschluss, bestehend aus der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung, ist in den ersten 6 Monaten des folgenden Geschäftsjahres zu erstellen. In der Gewinn- und Verlustrechnung sind Einnahmen und Ausgaben den Ansätzen des Haushaltsplanes gegenüberzustellen.
(2)    Dem Jahresabschluss sind die Erläuterungen zur Bilanz und zur Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Anlagennachweis beizufügen.
(3)    Der Jahresabschluss hat unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zu vermitteln.
(4)    Der geprüfte Jahresabschluss mit den erläuternden Unterlagen ist dem Finanzausschuss zur Prüfung, dem Vorstand zur Zustimmung und der Kammerversammlung mit einer Beschlussempfehlung zur Beschlussfassung vorzulegen.

§ 8    Rechnungsprüfung

(1)    Die Prüfung der Rechnungsbelege, Bilanz und Erfolgsrechnung wird durch den Revisionsverband ärztlicher Organisationen e. V. durchgeführt, wenn der Vorstand nicht anders beschließt.
(2)    Über die Prüfung ist ein Prüfbericht zu erstellen. Der Prüfbericht mit den dazugehörigen Unterlagen dient dem Finanz- und Beitragsausschuss zur Prüfung der Haushaltsführung und Vermögensverwaltung.

§ 9    Feststellung des Jahresabschlusses

Über die Feststellung des Jahresabschlusses sowie die Entlastung des Vorstandes und der Geschäftsführung entscheidet die Kammerversammlung. Zudem beschließt die Kammerversammlung über die Ergebnisverwendung.

§ 10  Inkrafttreten

Die Haushalts- und Kassenordnung tritt am 01.05.2019 in Kraft. Gleichzeitig treten die Haushalts- und Kassenordnung der Ärztekammer Sachsen-Anhalt vom 29./30.06.1991 sowie die Kassenordnung der Ärztekammer Sachsen-Anhalt vom 18.07.1996 außer Kraft.

Ausfertigung: Magdeburg, 13. April 2019

Ärztekammer Sachsen-Anhalt

Dr. med. Simone Heinemann-Meerz
Präsidentin