Die Ärztekammer Sachsen-Anhalt stellt sich vor:
Das Referat Buchhaltung/Personal
Buchhaltung
Alle Aktivitäten der Ärztekammer spiegeln sich in den Finanzen wider. Die Mitarbeiterinnen der Buchhaltung agieren mehr oder weniger im Hintergrund des Kammergeschehens und sind somit eher unscheinbar für die Mitglieder.
Alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Rechnungs- bzw. Finanzwesen, wie die Verbuchung der Ausgangsrechnungen für die Gebühren und den Ärztekammerbeitrag, als auch deren Zahlungen bzw. Lastschrifteinzüge, werden hier erledigt. Werden die Gebühren nicht beglichen, muss mitunter mehrmals angemahnt werden bis hin zur Vollstreckung.
Den Einnahmen stehen Ausgaben, welche die Ärztekammer im Laufe eines Jahres zu tragen hat, gegenüber. Reisekosten und Aufwendungen in Erfüllung des Ehrenamtes für die Kammerversammlungen, Vorstandssitzungen, Fach- und Prüfungskommissionen, Ausschusssitzungen, Honorarabrechnungen für Fortbildungsveranstaltungen und Kurse, Rechnungen für die Anschaffungen und Dienstleistungen des laufenden Geschäftsbetriebes usw. werden von der Buchhaltung geprüft, erfasst, kontiert und nach entsprechenden Freigaben gebucht und zur Zahlung vorbereitet. Nach der Überweisung an den Kreditor werden die Reisekosten- und Honorarabrechnungen sowie die Eingangsrechnungen im elektronischen Archiv abgelegt.
Die Arbeitsgrundlage für die Buchhaltung ist der Haushaltsplan. In Absprache mit der Hauptgeschäftsführung wird unter Beachtung der Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit Mitte des Jahres der Haushaltsplan für das nächste Haushaltsjahr aufgestellt. Hierfür werden alle für die Aufgabenerfüllung zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben, unter Berücksichtigung anstehender Investitionen, Änderungen im Stellenplan, Preisanstiege und vieles mehr, aufgenommen und nach Zweckbestimmung aufgegliedert und erläutert.
Jedes Geschäftsjahr wird mit der Jahresbilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. Hierfür werden alle Buchungen des Geschäftsjahres nochmals auf die Richtigkeit der Zuordnung geprüft, ggf. umgebucht, Rücklagen und Rückstellungen zweckmäßig gebucht und die Forderungen und Verbindlichkeiten abgestimmt. Entsprechend der Gliederung des Haushaltsplanes werden alle Zahlen zusammen- und dem Plan gegenübergestellt und erläutert. Das Ergebnis zeigt, ob die Ärztekammer gewissenhaft mit den Beitragsgeldern der Kammermitglieder im Geschäftsjahr „gewirtschaftet“ hat.
Steht der Jahresabschluss, erfolgt die Jahresabschlussprüfung durch den Wirtschaftsprüfer, welcher mit seinem Testat die ordnungsgemäße Buchführung bestätigt. In einer jährlichen Sitzung befasst sich der Finanz- und Beitragsausschuss mit dem Jahresabschluss und der Haushaltsplanung. Erfolgt deren Zustimmung empfiehlt der Ausschuss den Abschluss und den Haushaltsplan dem Vorstand zur Zustimmung und der Kammerversammlung zur Beschlussfassung und zur Entlastung des Vorstandes und der Geschäftsführung vorzulegen. Darüber hinaus wird in der Sitzung dem Ausschuss der Zwischenstand zum laufenden Haushaltsjahr erläutert.
Zu den vorgenannten Aufgaben der Buchhaltung gehören ebenfalls die Erfassung und Buchung von Anlagegütern bis hin zu den Abschreibungen, der Aktualisierung des Inventarverzeichnisses, die Erstattungen bzw. Rückzahlungen von Beiträgen und Gebühren, die jährliche Aufstellung und Versendung der Gesamtaufstellung der Reisekosten an die ehrenamtlich Tätigen als auch die Aufstellung von Statistiken für die Geschäftsführung und Fachabteilungen. Während der Beitragsveranlagung verstärkt Frau Bernert das Beitragswesen bei der Erfassung der Einstufungen. Darüber hinaus steht sie den Kammermitgliedern für telefonische oder schriftliche Fragen zur Beitragseinstufung und -zahlung zur Verfügung.
Personalverwaltung
In Abstimmung und Zusammenarbeit mit einem Rechenzentrum werden die monatlichen Gehaltsabrechnungen in der Buchhaltung vorbereitet, übermittelt, kontrolliert und das Gehalt fristgerecht an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überwiesen, wie auch die gesetzlich vorgeschriebenen Abgaben an das Finanzamt und die Krankenkassen sowie die betriebliche Altersvorsorge.
In der Abteilung werden die Stellenbeschreibungen, inklusive des Führens von Stelleninterviews, erstellt bzw. erarbeitet und bewertet sowie der Stellenplan fortlaufend aktualisiert. Bei Stellenausschreibungen und Initiativbewerbungen übernimmt die Buchhaltung/Personal die Aufbereitung der eingehenden Unterlagen, die Korrespondenzen, die Organisation der Be-
werbungsgespräche sowie die abschließende Bearbeitung bei Absagen bzw. Neueinstellungen.
Das Referat Beitrag
Die Beitragsangelegenheiten werden in der Ärztekammer Sachsen-Anhalt von Frau Engberg bearbeitet. In den Zeiten erhöhten Arbeitsaufkommens und zur Vertretung wird sie von Frau Bernert unterstützt.
Die Grundlagen der Arbeit der Ärztekammer als Körperschaft des öffentlichen Rechts und auch die Finanzierung der ihr gesetzlich übertragenen Aufgaben sind im Gesetz für die Kammern (KGHB-LSA) verankert.
Danach deckt die Ärztekammer die entstehenden Kosten durch Mitgliedsbeiträge und Gebühren. Die durch die Kammerversammlung beschlossene Beitragsordnung regelt hierbei die Beitragszahlung, welche entsprechend der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der Mitglieder erfolgt.
Die jährliche Beitragsveranlagung erfolgt im Wege der Selbsteinstufung durch jedes Kammermitglied.
Die hierfür erforderlichen Unterlagen werden zu Beginn des Beitragsjahres an alle beitragspflichtigen Kammermitglieder – dies sind inzwischen mehr als 10.000 – versendet und sind innerhalb eines Monats an die Ärztekammer Sachsen-Anhalt zurückzusenden. Die zurückgesandten Beitragsbriefe werden durch die Mitarbeiterinnen der Beitragsabteilung geöffnet, die Beitragseinstufung auf Richtigkeit geprüft und anschließend in der Datenbank erfasst. Hierbei muss die Selbsteinstufung dem eingereichten Einkommensnachweis entsprechen. Sollte dies nicht der Fall sein, erfolgt die Beitragsveranlagung durch einen Leistungsbescheid der Ärztekammer Sachsen-Anhalt. Durch Rückfragen zur vorgenommenen Einstufung, Nachforderung von fehlenden Unterlagen oder Angaben aus dem Einkommensteuerbescheid u. v. m. ergibt sich ein umfangreicher Schriftwechsel, welcher im Laufe des Jahres durch Erinnerungen an die Einreichung von Unterlagen, durch Zahlungserinnerungen und auch Mahnungen ergänzt wird. Im Zuge der Beitragsveranlagung ergeben sich, gerade zu Beginn des Beitragsjahres, viele Rückfragen die beantwortet werden möchten, sodass, insbesondere im Februar, schon mal über 200 Telefonate täglich geführt werden.
Seit ein paar Jahren wird die „herkömmliche“ Beitragsveranlagung durch die Online-Einstufung im Portal für Kammermitglieder ergänzt, welche schnell und bequem zu erledigen ist. Da das Übersenden von Papierunterlagen entfällt, kann hier ein kleiner Beitrag zur Einsparung von Ressourcen geleistet werden. Durch diesen Verzicht sowie den weiteren Übergang zur digitalen Bearbeitung der Beitragsveranlagungen wird auch die Arbeit der Beitragsabteilung effizienter.
In den kommenden Ausgaben des Ärzteblattes wird die Vorstellungsserie der Abteilungen der Ärztekammer fortgesetzt.
Foto: ÄKSA
