Seit dem 25. Mai 2018 ist die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verbindlich anzuwenden. Im Zusammenhang mit der Ein- und Durchführung der DS-GVO erreicht den Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Herrn Dr. Harald von Bose, eine Flut an Anfragen und Eingaben, darunter auch zur Datenverarbeitung in Arztpraxen. Dabei stellte sich auch die Frage, wie eine Arztpraxis zweckmäßig ihre Informationspflichten erfüllen kann.

Auch jede Arztpraxis muss ihre PatientInnen über die Datenverarbeitungen und die Rechte der PatientInnen in diesem Zusammenhang umfassend informieren. Die maßgeblichen rechtlichen Grundlagen für die Informationspflichten finden sich in den Art. 12 ff. DS-GVO. Demnach sind die Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln, schriftlich oder in anderer Form, gegebenenfalls auch elektronisch, und grundsätzlich unentgeltlich (Art. 12 Absätze 1 und 5 DS-GVO). Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, sind die Informationen zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten zur Verfügung zu stellen sind (Art. 13 Abs. 1 DS-GVO).

Zur Umsetzung dieser Vorgabe erscheint zunächst ein Aushang mit den gebotenen Informationen geeignet. Dieser sollte sich in den Praxisräumlichkeiten an einer Stelle befinden, an der sich üblicherweise alle PatientInnen aufhalten. In der Regel sind diese Informationen allerdings sehr umfangreich und können ggf. im Vorbeigehen nicht in hinreichendem Maß zur Kenntnis genommen werden. Deshalb erscheint ergänzend das Auslegen eines Flyers oder Merkblatts geboten, damit die Betroffenen die Informationen auch mitnehmen und sich später in Ruhe damit auseinandersetzen können.

Die Informationen können zwar ggf. auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden und der Erwägungsgrund 58 der DS-GVO verweist auch auf die Möglichkeit, die Informationen auf einer Website zu veröffentlichen. Allerdings sollte möglichst ein Medienbruch vermieden werden. Ggf. haben nicht alle Betroffenen die Möglichkeit, im Zeitpunkt der Erhebung der Daten Informationen aus dem Internet abzurufen. Eine Veröffentlichung auf der Homepage der Arztpraxis kann gleichwohl das Informationsangebot ergänzen.

Eine jeweilige Bestätigung der erfolgten Information durch Unterschrift des Betroffenen erscheint nicht grundsätzlich notwendig. Allerdings ist zu beachten, dass die Einhaltung der Vorgaben der DS-GVO durch den Verantwortlichen nachzuweisen ist (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO). Demnach sollten zumindest die hinreichenden Maßnahmen dokumentiert und nachweisbar sein, die gewährleisten, dass die Betroffenen die Informationen erhalten. Dies könnte ggf. dadurch geschehen, dass die Beschäftigten nachweislich angewiesen sind, zumindest kurz auf die Datenverarbeitung und die näheren Informationen (z. B. Aushang, Merkblatt, Homepage) hinzuweisen oder ein Merkblatt auszuhändigen und dies kurz zu dokumentieren.

Im Übrigen greift die Informationspflicht auch bereits, wenn Daten telefonisch aufgenommen werden, um sie im automatisierten System weiter zu verarbeiten, insbesondere z. B. bei einem Erstkontakt. Ein mehrere Minuten dauerndes Abarbeiten der Informationsvorgaben aus Art. 13 DS-GVO am Telefon würde allerdings häufig dazu führen, dass sich die Betroffenen nicht alles merken können und somit die leichte Verständlichkeit fehlt. Am Telefon reicht daher zunächst die Erläuterung, dass die angegebenen Daten aufgenommen werden, um das Anliegen des Anrufers umzusetzen, mit einem Hinweis auf weitere Informationen an geeigneter Stelle (z. B. in einem solchen Fall die Homepage oder die spätere Anmeldung in der Praxis).

Auf der Internetseite des Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt (www.datenschutz.sachsen-anhalt.de/informationen/internationales/datenschutz-grundverordnung/) finden Sie weiteres Informationsmaterial zur DS-GVO sowie gemeinsame Kurzpapiere der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder. Für weitergehende Fragen und Hinweise können Sie unter Tel. 0391/ 81803-0 oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! Kontakt zum Landesbeauftragten aufnehmen.